...aber der Papierkram überwältigt uns!
Werner von Braun der NASA-Experte, hat einmal gesagt: "Wir können die Schwerkraft überwinden, aber der Papierkram überwältigt uns". Und das bei der NASA, der modernste elektronischen Technologien zur Verfügung stehen. Wir könnten hier in unserem Klagelied stundenlang fortfahren, müssen uns jedoch die Frage gefallen lassen: Gibt es denn überhaupt eine Lösung. Ja, es gibt eine rationellere Lösung: Sofort Ordnung schaffen und erst gar keine Aktenberge aufkommen lassen. Das klingt gut, ist es aber nur zum Teil. José Ortega y Gasset Spanischer Philosoph und Kulturanthropologe (1883–1953) hat einmal gesagt: "Technik ist die Anstrengung, Anstrengungen zu vermeiden". So ist es auch hier, ohne ein klein bisschen Mühe am Anfang geht es nicht.
Konkret: Das besagte Schriftstück, das auf Ihren Schreibtisch flattert, wandert sofort in einen aufklappbaren Umschlag, sprich Orga-Mappe. Der Name, Begriff, Sachgegenstand oder was als leicht auffindbares Suchwort dienen kann, wird auf einen selbstklebenden Tab (Reiter) geschrieben, und der Tab auf den Mappenrand aufgesetzt. Die Orga-Mappe wird in einem Kasten, ähnlich einem Karteikasten, senkrecht abgestellt. Hängemechanismen sind unnötig, da die Orga-Mappe durch ihre versteifenden Seitenklappen genügend Standvermögen hat.
Jetzt werden Sie einwenden: Eine Mappe mit Reiter für ein einzelnes Schriftstück? Das ist ja mehr Aufwand als bei jeder anderen Ablagetechnik. Langsam bitte: Für eine wertvolle Urkunde, wäre ein Schutzumschlag mit Findesicherheit sicher angemessen. Bei normalen Schriftstücken und Dokumenten lohnt sich eine Orga-Mappe trotzdem, denn beschriebenes Papier hat die kaum erkennbare Eigenschaft, sich zu vermehren und weiteres Schriftgut nach sich zu ziehen. Meist sind erst, zumindest am Anfang, kleine Vorgangeinheiten. Dafür haben Sie dann aber schon ein "Ablegefach", so wie bei der Post für die Briefsortierung. Jetzt geht das Ablegen (=Weglegen) fast so schnell wie das Wegwerfen in den Papierkorb oder Ablagekörbchen.
Finde ich deshalb schneller, werden Sie fragen? Aber ja, jede Vorgangmappe hat ja einen überstehenden Reiter, sogar in verschiedenen Farben. Selbst wenn Sie sich im Moment absolut nicht an den Begriff erinnern, den Sie auf den Reiter geschrieben haben. Beim Suchen im Computer ist das tödlich, ohne irgendetwas kann keine Suchmaschine arbeiten. Bei der Mappenablage mit Quick-Tab, wie wir die Reiter nennen, weil sie wirklich quick also schnell einem die verschiedenen sichtbaren Namen und Begriffe signalisieren. Das Auge ist dabei enorm schnell, schneller als die Hand. Sobald jedoch das Ziel erkannt ist, kann die Hand schnell zugreifen. Selbst wenn man nicht sicher ist, ob das gesuchte Schriftstück in der Mappe ist, ein einfaches Anheben und Auffächern des Inhalt gibt den nötigen Aufschluss. Dazu braucht die Mappe nicht einmal aus der Ablagebox entnommen zu werden.
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