Office Management
Genial und Einfach!
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Gewusst wo heißt finden statt suchen
Gewusst wo - in Classei schnell ordnen und finden!
Sie haben ein Schriftstück und wissen nicht, wohin damit.
Am schnellsten und einfachsten wäre es, sich des Papierkorbs zu bedienen. Aber
es hat doch mehr als nur Tageswert, also muss es aufgehoben werden. Da ist ja
schon ein ganzer Stapel gleichwertiger Papiere.
Hier sterben die Informationen
allmählich. Obenauf sieht und findet man noch etwas. Wenn man aber etwas im
Stapel sucht, dann ist es fast wie das Suchen der Stecknadel im Heuhaufen. Mit einem Wort: Es
ist scheußlich und nervenaufreibend dazu, vor allem wenn man einen Beleg
dringend braucht, von dem man weiß, dass er sich in dem besagten Stapel
befindet.
Briefordner
Die Briefordnerregistraturleute empfehlen, sofort alles in einem Aktenordner
fein säuberlich abzuheften. Dazu fehlt einem einfach die Zeit, vor allem weil
das Abheften in solchen Hebelordnern nach eigenen Untersuchungen zehn bis
zwölf mal so lange dauert wie in einem modernen
Ablagesystem. Schlimmer noch,
das Finden ist nicht wesentlich verbessert, wenn man nicht eine Sorte von
Schriftgut hat. Kundenbestellungen z.B. finde ich relativ leicht. Da ist der
Ordner Kunden, drin ist ein Register A-Z und man sucht nach dem ersten
Buchstaben des Kundennamens. Aber wie ist es z.B. mit Ausdrucken aus dem Internet
oder E-Mails. Da gibt es die Fälle an unterschiedlichsten Informationen. Das
passiert alles bei verkürzter Arbeitszeit und noch mehr Arbeitsvolumen. Folge:
Hektik und nochmals Hektik. Belässt man die digitalen Informationen direkt im
Computer, bekommt man auch keine automatischen Ratschläge, wohin mit dem Zeug.
Natürlich kann man sich schön Ordner (Directories) einrichten, z.B. in Outlook.
Mit Drag and Drop ist dann alles schnell versorgt. Am Anfang ist das die ideale
Lösung. Nur wenn die aufzubewahrenden Mails mehr und mehr werden, ein Ordner
sich an den anderen reiht, muss man oft mehrere Ordner öffnen, die sich
die angesammelte Liste durchschauen, Mail für Mail öffnen, bis man fündig wird.
Leider nutzt uns auch die Suchfunktion selten.
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